Es finden in einem regelmäßigem Turnus Vorstandssitzungen statt. Die Sitzungen finden regelmäßig telefonisch sowie auf Beschluss im RL statt. Die Regeltermine sowie Abweichungen sollten spätestens 72 Stunden vorher via Mail auf der NDS Aktive und der VorstaendeNds MailingListe bzw. Ersatzmedium bekannt gegeben werden.

Vorstandssitzungen finden öffentlich statt. Themen die ensprechend §6 nicht-öffentlich sind, werden in einer separaten nicht-öffentlichen Sitzung besprochen. Die Themen sowie die Begründung für die Nicht-Öffentlichkeit, werden öffentlich bekannt gegeben. Nicht-öffentliche Sitzungsteile sind dauerhaft nicht-öffentlich.

Findet die nicht-öffentliche Sitzung im Anschluss einer öffentlichen Sitzung statt, wird dies im Protokoll vermerkt. Wird eine nicht-öffentliche Sitzung unabhängig von der regulären Sitzung durchgeführt, werden die entsprechenden Informationen im Vorfeld über die o.g. Kanäle kommuniziert.

Gäste können in der öffentlichen Vorstandssitzung einen Redebedarf in geeigneter Form (vorzugsweise im Chat) bekunden und erhalten von der Sitzungsleitung zum passenden Zeitpunkt das Rederecht. Sollte der Redebedarf vor Beginn der Abstimmung eines Antrages bekundet worden sein, muss das Rederecht auch vor der Abstimmung zugewiesen werden. Wenn der Redebeitrag sich nicht auf den behandelten Antrag bezieht, kann das Rederecht von der Sitzungsleitung wieder entzogen werden. Die Sitzungsleitung hat das Recht, die Redezeit zu begrenzen.

Audioaufzeichnungen von Vorstandssitzungen sollen vorgenommen und zeitnah (spätestens 14 Tage nach der Sitzung) veröffentlicht werden, sofern es den öffentlichen Teil behandelt und die Möglichkeit zur Aufzeichnung umsetzbar war.

Der nicht-öffentliche Teil wird ebenso separat aufgezeichnet und hinterher den Vorstandsmitgliedern, sowie – bei Bedarf – den Schiedsgerichtsmitgliedern, zur Verfügung gestellt.

§2 Anträge

Jeder Mensch ist berechtigt, Anträge an den Vorstand zu stellen.

Anträge an den Landesvorstand werden durch das Senden einer Email an die Adresse vorstand <at> piraten-nds.de gestellt, oder durch Erstellung eines Tickets im Redmine https://ticket.piraten-nds.de/projects/vorstand/issues/new . Vorstandsmitglieder können nach eigenem Ermessen auch Anträge auf anderen Wegen annehmen.

Es liegt in der Verantwortung jedes Vorstandsmitglieds, die an ihn eingereichten Anträge allen Vorstandsmitgliedern zugänglich zu machen. Anträge müssen 72 Stunden vor der jeweiligen Sitzung im Redmine ersichtlich sein. Ob später eingereichte Anträge in der Sitzung behandelt werden entscheidet der Vorstand.

Eingereichte Anträge werden über die Aktive ML kommuniziert, sofern sie nicht dem §6 der GO widersprechen.

Anträge müssen öffentlich gestellt werden. Ausnahmen sind nach §6 zulässig, dabei ist jedoch eine Begründung der nicht-Öffentlichkeit zu geben und der Inhalt so zusammenzufassen, dass die Informationen, die zu einer nicht-Öffentlichkeit geführt haben, nicht mehr erkennbar sind.

Auf geäußerten Wunsch des Antragstellers muss dieser ungenannt bleiben. In diesem Fall können anonymisierte Tickets öffentlich gestellt und behandelt werden.

Bei Anträgen sollten die zu erwartenden Kosten für den Landesverband angegeben werden.

§3 Beschlüsse

Beschlüsse können auf einer Sitzung in offener Abstimmung oder im Umlaufverfahren getroffen werden und sind schnellstmöglich öffentlich zu machen. Ein Umlaufbeschluss ist abzubrechen, wenn zwei Vorstandsmitglieder dem Grund zur Eile widersprechen.

Jedem Beschluss wird eine eindeutige Nummer (z.B. #JJJJ-MM-TT.Nr.) zugewiesen, um ihn leicht identifizierbar zu machen. Ausgenommen davon sind regelmäßige Beschlüsse (z.B. Annahme des Protokolls oder  Genehmigung von Ermäßigungen).

Bei der Beschlussfassung gibt es die Stimmmöglichkeiten „Ja“, „Nein“ und „Enthaltung“. Werden mehr „Ja“ als „Nein“ Stimmen abgegeben, ist der Beschluss gefasst. Beschlüsse benötigen aber auf jeden Fall immer mindestens 50 % der insgesamt abgegebenen Stimmen um als beschlossen zu gelten.

Auf einer Sitzung kann ein Beschluss nur gefasst werden, wenn mindestens 50% der Vorstandsmitglieder anwesend sind. Nichtanwesende Vorstandsmitglieder haben die Möglichkeit ihre Stimme bereits vorher im Ticket abzugeben. Dies ist der Anwesenheit zur Beschlussfassung gleichgesetzt. Nach Beschlussfassung sind die Stimmen aller Teilnehmenden im Ticket einzutragen.

Ein Umlaufbeschluss gilt ab dem Moment als gefasst, wenn das Ergebnis durch die Stimmabgabe der Vorstandsmitglieder, die noch nicht an der Abstimmung teilgenommen haben, nicht mehr verändert werden kann.  Noch nicht abgeschlossene Umlaufbeschlüsse enden in der Regel auf der nächsten Vorstandssitzung. Dabei zählen sowohl die schon im Umlaufverfahren abgegebenen Stimmen, als auch die erst auf der Sitzung abgegebenen Stimmen. Die Abänderung einer vorher gegebenen Stimmabgabe in der Sitzung ist zulässig.

Wenn ein Antrag auf Neuwahl des Landesvorstandes nach §14 4.2 gestellt wird, ist dieser nur bei Einstimmigkeit angenommen.

Anträge auf Änderung der GO benötigen eine 2/3 Mehrheit.

§4 Kommunikation

Die Kommunikation des Landesvorstandes findet primär öffentlich statt.

Themen die dem personenbezogenen Datenschutz unterliegen sind Nichtöffentlich und werden auf der internen Mailingliste des Vorstandes – vorstand-intern@lists.piraten-nds.de – besprochen.

Sobald ein Vorstandsmitglied die nicht-Öffentlichkeit einer Kommunikation nicht erkennt, kann er das per Mail anmerken. Wenn innerhalb von 24h keine Begründung für eine nicht-Öffenlichkeit kommt, wird die gesamte Kommunikation auf die public-Liste weitergeleitet.

§5 Protokolle

Über den Verlauf der Vorstandssitzungen wird parallel ein Protokoll angefertigt und veröffentlicht. Die Veröffentlichung ist beschränkt auf den öffentlichen Teil.

Das Protokoll muss mindestens die Beschlüsse sowie das zugehörige Abstimmungsergebnis enthalten.

Das Protokoll wird gültig, wenn es per Vorstandsbeschluss angenommen worden ist.

Das Abstimmungsverhalten einzelner Mitglieder wird im Protokoll festgehalten.

§6 Nicht-Öffentlichkeit

Nicht-Öffentlichkeit ist im Falle der Diskussion personenbezogener Daten gemäß § 3 BDSG gegeben.

Falls diese Liste im Laufe der Arbeit und der damit verbundenen Erfahrungen verlängert werden sollte, geschieht dieses durch einen Beschluss des Landesvorstandes. Die Änderung wird auf der NDS Aktive, NDS Vorstände und der public-VorstandsML mitgeteilt.

§7 Vertretungsberechtigung

Vertretungsberechtigung ergibt sich aus der Satzung in Bezug auf die Geschäftsbereiche. In Geschäftsbereichen mit mehreren Verantwortlichen ist eine mehrfache Vertretungsberechtigung möglich.

§8 Finanzordnung

Auszahlungen aus der Schatzmeisterei sind nur möglich, wenn alle zur Buchung notwendigen Unterlagen vorliegend sind.

Ein Vorschuss darf nur nach einem Vorstandsbeschluss bezahlt werden.