Diese Ausschreibung läuft dauerhaft.
Die Veranstaltungsbeauftragten vergeben die Ausrichtung.
Verträge werden AUSSCHLIESSLICH durch einen der Veranstaltungsbeauftragten geschlossen, es sei denn es wird schriftlich ein anderer Pirat beauftragt. Wer sich daran nicht hält und ggf. Opfer von Schadensersatzforderungen wird, hat Pech. Ausgenommen davon sind explizite Beauftragungen (Anmietung Material, Vor-Reservierung etc…).
Verantwortlich für diese Ausschreibung sind die Veranstaltungsbeauftragen.
Für die MAIN-Orga sind die Veranstaltungsbeauftragten zuständig – bei Fragen rund um die Organisation einer LMV könnt und solltet ihr euch an sie wenden. Mail an events@piraten-nds.de reicht.
Termine
Die Mitgliederversammlung soll an einem Wochenende stattfinden
Ort
Es wäre schön, wenn wir im Laufe der Zeit einmal in allen Bereichen Niedersachsens unsere Parteitage abhalten können.
Der Ort sollte mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sein. Sollte der nächste Bahnhof zu weit entfernt sein, sollte geprüft werden, ob es einen privaten Shuttleservice geben könnte.
Parkplätze sollten in der Nähe (ca. 500m) ausreichend vorhanden sein (~40-80 Stellplätze). Für die Orga sind min. 4 Parkplätze unmittelbar am Veranstaltungsort erforderlich.
Unterkunft
Es sollte gut erreichbare und bezahlbare Unterkünfte für die Piraten geben, die einen weiteren Anfahrtsweg haben. Gut wäre es auch, wenn es mehrere unterschiedliche Qualitätsniveaus der Unterkünfte für die unterschiedlichen Geldbeutel der anwesenden Piraten gäbe. Also beispielsweise Betten sowohl in der Jugendherberge als auch in
günstigen Pensionen und besseren Hotels.
Bauliche Anforderungen/Größe
Bei parlamentarischer (Bankett) Bestuhlung sollten min. 50 Sitzplätze verfügbar sein. Eine Ausbaufähigkeit um bis zu. 100 Plätze sollte gegeben sein. D.h. ca. 50 – 100 Sitzplätze an Tischen mit bis zu 50 extra Stühlen und Platz dafür in der „Hinterhand“.
Tische
Es sollen so viele Plätze wie möglich an Tischen zur Verfügung gestellt werden. Vorzugsweise in Blickrichtung zur Bühne (parlamentarische Bestuhlung), 90° zur Bühne (Bankett-Bestuhlung) ist aber auch möglich.
Min. 3 Rollstuhlplätze müssen vorhanden sein und bis nach Veranstaltungsbeginn reserviert bleiben. Es müssen genügend Stühle vorhanden sein, um bei zu starkem Andrang weitere Plätze zur Verfügung zu stellen, wenn Tische abgebaut werden.
Bühne
Es sollte eine Bühne vorhanden sein oder aufgebaut werden, die bei gefülltem Saal auch den Zuschauern auf den hintersten Plätzen die Sicht auf die Redner und den auf dem Podium sitzenden Personen gestattet.
Auf der Bühne muss ein Rednerpult stehen sowie ein Podium (Tischreihe) für mind. 3 Personen.
Video
Mindestens ein Beamer mit Leinwand (wird mitgebracht) muss betrieben werden können.
Presse
Es müssen Plätze für Pressevertreter ständig frei gehalten werden.
Empfang / Foyer
Es sollte ein Foyer/Eingangsbereich vorhanden sein. Mindestens 2 Plätze, an denen sich jeweils eine Warteschlange bilden kann, ohne dass es zu Chaos kommt, müssen für die Akkreditierung betrieben werden können. Mindestens ein Akkreditierungsplatz muss während der gesamten Zeit in der Halle betrieben werden können.
Zugang
Behindertengerechter Zugang ist wünschenswert.
Toiletten
Für die erwartete Anzahl an Teilnehmern müssen ausreichend Toiletten zur Verfügung stehen, mindestens eine davon behindertengeignet.
Deko
Parteiflaggen und andere Dekorationen sollten sich so befestigen lassen, dass der Veranstaltungsort von innen und außen sofort als der eines Parteitages der Piraten erkennbar ist.
Strom
Die Stromversorgung, auch der Gäste, muss für den Betrieb von Notebooks und der Event-Technik gewährleistet werden.
Netzwerk/Internet
Die Angabe über empfangbare Netze (D1, D2, E-Plus, O2) wird erbeten, falls möglich auch die zu erwartenden Empfangsraten.
Belüftung/Heizung
Es muss ein ständiger Austausch der Raumluft bei konstant angenehmer Temperatur gewährleistet sein.
Raucherbereich
Es sollte im Außenbereich ein wettergeschützter Ort samt Aschenbechern bereit stehen.
Sonstiges:
Verpflegung
Ideal wäre, wenn das Mitbringen von Getränken und Speisen gestattet ist.
In diesem Fall sollen Einkaufsmöglichkeiten aber in direkter Nähe vorhanden sein.
Ist dem nicht so (was normal ist), sollen Getränke während der gesamten Veranstaltung angeboten werden. Essen zu den üblichen Zeiten, kleine Snacks vorzugsweise immer. Es sollten auch vegetarische/vegane Hauptspeisen angeboten werden. Selbstbedienung ist möglich. Die Preise sollten ortsüblich sein.
Zusammenarbeit
Die sich bewerbende Gliederung benennt eine Person, die die örtlichen Gegebenheiten gut kennt, als lokalen Verantwortlichen, der in Zusammenarbeit mit den Veranstaltungsbeauftragten und der SG Event die Organisation vor Ort unterstützt.
Es muss ein Pirat mit guter Ortskenntnis als Ansprechpartner vor Ort zur Verfügung stehen.
Wünschenswert ist die Zusage einiger lokaler Piraten, bereits am Vortag nachmittags beim Aufbau zu helfen.
Saalmiete
Die Raummiete sollte möglichst niedrig sein. Die reine Saalmiete sollte EUR 1500,- für den Gesamtmietzeitraum incl. aller Nebenkosten nicht übersteigen. Günstige Angebote hatten wir bisher schon ab ca. EUR 300,-.
Im Zweifel bitte die Veranstaltungsbeauftragten kontaktieren.
Die Raummiete in Form eines Mindestverzehrs ist grundsätzlich ebenfalls möglich.