Vergabeverfahren
Beachtet bitte folgendes:

diese Ausschreibung läuft bis zum 15.08.2014 oder bis zur Vergabe (siehe Unten!)

[Kurze Begründung: Wenn am 04.10.14 die LMV stattfindet, muss die Einladung bis zum 06.09.14 verschickt sein und vorher sollte der Ort feststehen]

die Veranstaltungsbeauftragten vergeben die Ausrichtung spätestens nach Ablauf dieser Frist. Achtung: kann auch vorher passieren, deshalb bitte den nächsten Punkt beachten!

Wenn ihr an einem Vorschlag arbeitet, kündigt das bitte per Mail an events@piraten-nds.de an. Wir beziehen Euch dann in die Entscheidung mit ein, sollten wir darüber nachdenken, die Ausschreibung vorzeitig zu beenden (manche Veranstaltungsräume kann man nicht ewig reservieren, dann muss man ggf. schon einen Vertrag machen).

Wir wollen gut organisierte Versammlungen organisieren, Party-Konzepte interessieren uns nicht (kann man machen, ist aber kein Punkt für die Entscheidung).

Sind Quer-Finanzierungen geplant (Getränkeverkauf, Sponsoren etc.) muss dies im einzelnen ausgewiesen werden.

Verträge werden AUSSCHLIESSLICH durch einen der Veranstaltungsbeauftragten geschlossen, es sei denn es wird schriftlich ein anderer Pirat beauftragt. Wer sich daran nicht hält und ggf. Opfer von Schadensersatzforderungen wird, hat Pech. Ausgenommen davon sind explizite Beauftragungen (Anmietung Material, Vor-Reservierung etc…).

Verantwortlich für diese Ausschreibung sind die Veranstaltungsbeauftragen.

Für die MAIN-Orga sind die Veranstaltungsbeauftragten zuständig – bei Fragen rund um die Organisation einer LMV könnt ihr euch an sie wenden.

Termine
Die Mitgliederversammlung soll an einem der folgenden Wochenenden stattfinden:
04/05. Oktober 2014
11/12. Oktober 2014
18/19. Oktober 2014
15/16. November 2014
22/23. November 2014
29/30. November 2014

Ort
Die letzten Parteitage waren in Norden, Hannover, Gifhorn und Osnabrück. Es wäre schön, wenn wir im Laufe der Zeit einmal in allen Bereichen Niedersachsens unsere Parteitage abhalten können.
Der Ort sollte mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sein. Vom Bahnhof zum Veranstaltungsort sollte eine Beschilderung erfolgen. Sollte der nächste Bahnhof zu weit entfernt sein, sollte geprüft werden, ob es einen privaten Shuttleservice geben wird.
Der Ort sollte auch ohne Ortskenntnisse einfach gefunden werden können. Navis sollten die Adresse kennen, ansonsten bitte unbedingt Anfahrts-Adresse angeben und von dort beschildern. Parkplätze sollten in der Nähe ausreichend vorhanden sein (~50-100 Stellplätze).

Unterkunft
Es sollte gut erreichbare und bezahlbare Unterkünfte für die Piraten geben, die einen weiteren Anfahrtsweg haben. Gut wäre es auch, wenn es mehrere unterschiedliche Qualitätsniveaus der Unterkünfte für die unterschiedlichen Geldbeutel der anwesenden Piraten gäbe. Also beispielsweise Betten sowohl in der Jugendherberge als auch in günstigen Pensionen und besseren Hotels.
Bauliche Anforderungen/Größe
Bei parlamentarischer (Bankett) Bestuhlung sollten min. 100 Sitzplätze verfügbar sein. Eine Ausbaufähigkeit um bis zu. 50 Plätze innerhalb 40min soll gegeben sein. D.h. ca. 100 – 150 Sitzplätze an Tischen mit bis zu 50 extra Stühlen und Platz dafür in der „Hinterhand“.

Tische
Es sollen so viele Plätze wie möglich an Tischen zur Verfügung gestellt werden. Vorzugsweise in Blickrichtung zur Bühne (parlamentarische Bestuhlung), 90° zur Bühne (Bankett-Bestuhlung) ist aber auch möglich. Min. 3 Rollstuhlplätze müssen vorhanden sein und bis nach Veranstaltungsbeginn reserviert bleiben. Es müssen genügend Stühle vorhanden sein, um bei zu starkem Andrang weitere Plätze zur Verfügung zu stellen, wenn Tische abgebaut werden.

Bühne
Es muss eine Bühne vorhanden sein oder aufgebaut werden, die bei gefülltem Saal auch den Zuschauern auf den hintersten Plätzen die Sicht auf die Redner und den auf dem Podium sitzenden Personen gestattet. Auf der Bühne muss ein Rednerpult stehen sowie ein Podium (Tischreihe) für mind. 4 Personen.

Video
Ein Beamer mit Leinwand muss betrieben werden können.

Presse
Es müssen Plätze für Pressevertreter ständig frei gehalten werden. Um Pressevertreter akkreditieren bzw. empfangen zu können, ist ein dauerhaft besetzter Akkreditierungsplatz erwünscht. Für eine abzuhaltende Pressekonferenz sollte eine entsprechende Räumlichkeit vorbereitet sein bzw. schnell vorbereitet werden können.

Empfang / Foyer
Es sollte ein Foyer/Eingangsbereich vorhanden sein. Mindestens 2 Plätze, an denen sich jeweils eine Warteschlange bilden kann, ohne dass es zu Chaos kommt, müssen für die Akkreditierung betrieben werden können. Mindestens ein Akkreditierungsplatz muss während der gesamten Zeit in der Halle betrieben werden können.

Zugang
Behindertengerechter Zugang ist Voraussetzung. Die Bestimmungen der NDS-Versammlungstätten-Verordnung sind zu beachten.

Toiletten
Für die erwartete Anzahl an Teilnehmern müssen ausreichend Toiletten zur Verfügung stehen, mindestens eine davon behindertengerecht.

Deko
Parteiflaggen und andere Dekorationen sollten sich so befestigen lassen, dass der Veranstaltungsort von innen und außen sofort als der eines Parteitages der Piraten erkennbar ist.

Strom
Die Stromversorgung, auch der Gäste, muss für den Betrieb von Notebooks und der Event-Technik gewährleistet werden. Der Stromkreis der Gäste muss von dem der Bühnen- und Netzwerk- und Audiotechnik getrennt sein. Wünschenswert ist min. ein 400V, 16A und ein 400V 32A Anschluss.

Netzwerk/Internet
Es ist zu prüfen, ob die Schaltung eines DSL-Anschlusses möglich ist. Ebenso die zu erwartende Übertragungsrate. Vorhandene Anschlüsse bitte mitteilen, soweit diese genutzt werden können.
Die Angabe über empfangbare Netze (D1, D2, E-Plus, O2) wird erbeten, falls möglich auch die zu erwartenden Empfangsraten.

Belüftung/Heizung
Es muss ein ständiger Austausch der Raumluft bei konstant angenehmer Temperatur gewährleistet sein.

Raucherbereich
Entweder sollte im Außenbereich ein wettergeschützter Ort samt Aschenbechern bereit stehen oder im Innenraum ein dafür vorgesehener extra Raum ausgewiesen werden.

Sonstiges:
Verpflegung
Ideal wäre, wenn das Mitbringen von Getränken und Speisen gestattet ist. In diesem Fall sollen Einkaufsmöglichkeiten aber in direkter Nähe vorhanden sein.
Ist dem nicht so (was normal ist), sollen Getränke während der gesamten Veranstaltung angeboten werden. Essen zu den üblichen Zeiten, kleine Snacks vorzugsweise immer. Es sollten auch vegetarische/vegane Hauptspeisen angeboten werden. Selbstbedienung ist möglich. Die Preise sollten ortsüblich sein.

Zusammenarbeit
Die sich bewerbende Gliederung benennt eine Person, die die örtlichen Gegebenheiten gut kennt, als lokalen Verantwortlichen, der in Zusammenarbeit mit den Veranstaltungsbeauftragten und der SG Event die Organisation vor Ort unterstützt.
Es muss ein Pirat mit guter Ortskenntnis als Ansprechpartner vor Ort zur Verfügung stehen.
Wünschenswert ist die Zusage einiger lokaler Piraten, bereits am Freitagnachmittag beim Aufbau zu helfen.

Saalmiete
Die Raummiete sollte möglichst niedrig sein. Da hierbei verschiedene Gesichtspunkte betrachtet werden müssen, ist die Angabe einer Obergrenze wenig sinnvoll. Im Zweifel bitte die Veranstaltungsbeauftragten kontaktieren.
Die Raummiete in Form eines Mindestverzehrs ist grundsätzlich ebenfalls möglich.

Formales
Der Bewerbung ist möglichst ein Mustermietvertrag des Vermieters beizufügen.